关于进一步规范防城港市理工职业学校会议室使用和管理的通知
各部门:
学校会议室是召开各项重要会议的场所,各类会议及活动均由学校办公室统一协调,指派专人负责。为进一步协调各单位、各部门能够有效使用,现就有关事项通知如下:
一、会议室使用范围
(一)来校检查、指导工作的省市部门安排的会议和活动。
(二)各单位、部门承办的行业及相关主题的活动、会议。
(三)党政联席会、领导班子会
(四)新员工入职培训会议、部门月度会议、季度会议等重要会议。
二、申请使用会议室程序
(一)各单位、各部门承办的各类重要活动、重要会议需使用会议室的,使用部门至少需提前一天向学校办公室提交会议室使用申请表,申请表须经申请部门主要负责人签字,学校办公室行政会务工作经办人(第一联系人:黄薇,13877020109)。待学校办公室协调到位并书面反馈后方能使用会议室,未履行手续不得随意使用会议室。
(二)如果申请使用会议室的时间和地点发生冲突,由学校办公室协调解决。
(三)任何部门不得以自己部门名义申请会议室供外单位使用。
三、使用部门负责当次会场的布置(接待、现场服务)工作。不得随意移动桌椅位置,改变布局(确需移动,须经学校办公室同意,使用后恢复原状);标语等宣传须经请示同意后方可悬挂;会议结束后关闭音响、灯、空调电源;关好门窗。
四、学校办公室负责会议室的安全管理。会议室内物品属公用物品,任何个人和单位不得擅自带出和挪作它用,如有损坏或遗失,将视情况对使用会议部门负责人予以赔偿和处罚。
五、会议召开如需使用音响、投影仪、电视机等设备,由使用部门提前一天与学校办公室联系相关事宜,否则学校办公室无法给予及时安排。
本通知即日起执行,望各单位、各部门积极支持与配合。
附件:
防城港市理工职业学校会议室使用申请表
申请人 | 申请场地 | 申请日期 | ||||
申请会议需使用设备 | ||||||
会议基本信息 | ||||||
召开时间 | ||||||
主持人 | ||||||
参会人员 (人数) | ||||||
会议主题 | ||||||
申请部门 负责人审核 | 联系人 | |||||
联系电话 | ||||||
学校办公室经办人意见 | ||||||
学校办公室负责人审批 |
防城港市理工职业学校